শাখা ব্যবস্থাপক নিবে জাগোনারী-Jago Nari Job Circular 2024

Responsibilities & Context

• অফিস শুরুর পূর্বে শাখায় আগমন এবং হাজিরা রেজিষ্টারে স্বাক্ষর করা।
• অন্যান্য কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের হাজিরা পরীক্ষা করা বা নিশ্চিত হওয়া।
• মাঠে গমনের পূর্বে ও অফিসে ফিরে আসার পর প্রোগ্রাম অগ©vনাইজারদের সঙ্গে আলোচনা করে তাদের কার্যাবলী সম্পর্কে নির্দেশনা প্রদান করা এবং মাঠের কার্যাবলী ও কোন সমস্যা আছে বা কোন সমস্যা হয়েছে কিনা তা জানা।
• অফিস শুরু করার আনুসঙ্গিক জিনিসপত্র, রেজিষ্টার,লেজার,খাতাপত্র,নথিপত্র সঠিক আছে কিনা যাচাই করা।
• অফিসের যাবতীয় লেজার,রেজিষ্টার,ভাউচার,অনুমোদিত ঋণ আবেদনপত্র,সদস্যদের নিকট থেকে নেয়া
• ব্যাংক চেক রেজিষ্টারে পোষ্টিং করে সংরক্ষণ,বিভিন্ন নথিপত্র,দলিলাদি ও বিভিন্ন ধরণের প্রয়োজনীয় কাগজপত্র তারিখ অনুযায়ী মাস ও বাৎসরিক ভিত্তিক গুছিয়ে রাখা।
• কর্মীদের ছুটি অনমোদন করা ও এর রেকর্ড রাখা।
• কর্মীদের সবল ও দুর্বল দিক চিহ্নিত করা,সে অনুযায়ী তাদের দক্ষতাকে কাজে লাগানো এবং দুব©ল দিকগুলো সবলের জন্য যথাযথ ব্যবস্থা গ্রহণ করা।
• ম্যানুয়েল,সার্কুলার,নিয়ম-কানুন ইত্যাদি বিষয়ে কর্মীদেরকে নিয়মিত অবগত করানো এবং বকেয়া সমস্যা ও মাঠ পর্যায়ে উদ্ভুত সমস্যা নিরসনে কর্মীদের সাথে নিয়ে কার্যকর পদক্ষেপ নেয়া।
• কর্মী চাকরী থেকে অব্যাহতি পেলে যত দ্রুত সম্ভব তার মাঠ পর্যায়ে,অফিস পর্যায়ে কোন ধরণের অনিয়ম আছে কিনা তা যাচাই করা। এ ছাড়াও অফিসের সহকর্মীদের সাথে কোন লেনদেন,সদস্যদের সাথে কোন ধরণের লেনদেন এবং পার্শ্ববর্তী দোকানে বা কোন লোকজনের সাথে কোন লেনদেন আছে কিনা তা যাচাই করা।
• এলাকার আর্থ-সামাজিক দিক বিচার করে এলাকায় কি কি ধরণের কর্মকান্ড পরিচালিত হচ্ছে ও এর বাজার আছে কিনা,কাঁচামালের সরবরাহ পর্যাপ্ত কিনা,কাঙ্খিত জনগেষ্ঠির বসবাস আছে কিনা,যোগাযোগ ব্যবস্থা ভাল কিনা,ব্যাংকিং সুবিধা বিদ্যমান কিনা,বিদ্যুৎ ও ইন্টারনেট সুবিধা আছে কিনা ইত্যাদি জরিপ করা এবং তার প্রতিবেদন প্রস্তুতকরা তা যথাযথ কর্তৃপক্ষকে প্রদান করা।
• অন্যান্য এনজিও-এর কাজ ও কর্মএলাকা কত তা নিরুপন করা।
• নিজে সমস্ত এলাকা ঘুরে ঘুরে দেখা এবং সে অনুযায়ী কর্মীদের মধ্যে এলাকা বন্টন করা।
• প্রতিদিন কমপক্ষে ২টি সিবিও মনিটরিং চেকলিষ্ট অনুযায়ী ১০০% পরিদর্শন করাএবং তা প্রধান কার্যালয়ে পাঠান।
• প্রধান কার্যালয় থেকে পরিদর্শনের উপর যে সব মন্তব্য অনুযায়ী তা বাস্তবায়ন করা এবং মাস ভিত্তিক তা একটি ফাইলে সংরক্ষণ করা।
• সিবিও পরিদশনের সময় সদস্যদের পাশ বইয়ের সঙ্গে কালেকশন শিটের মিলকরণ করা।
• সঞ্চয় উত্তোলন রেজিষ্টার,সদস্য ভর্তি রেজিষ্টার,ঋণ পরিশোধ রেজিষ্টার এবং অন্যান্য রেজিষ্টার সঠিক সময়ে সঠিক ভাবে পূরণ করা হয় কিনা তা যাচাই করা।
• ক্ষুদ্রঋণ ব্যবস্থাপনা ম্যানুয়েল ও এমআরএ বিধিমালা এবং এতদসংক্রান্ত চিঠিপত্র ও নির্দেশিকা অনুযায়ী কাজ করা।
• সাপ্তাহিক রিপোর্ট তৈরী ও কালেকশন শিট এবং লেজারের সাথে যাচাই করা এবং তা নিয়মিত সঠিক সময়ে প্রধান কার্যালয়ে প্রেরণ করা।
• সাপ্তাহিক কর্মী সভা করা।
• মাসিক প্রাপ্তি-প্রদান,আয়-ব্যয়,স্থিতিপত্র যাচাই করা এবং হিসাবরক্ষকের অনুপস্থিতিতে বর্ণিত প্রতিবেদনসমূহ তৈরী করা।
• ব্যাংক রি-কন্সিলেশন যাচাই করা।
• মাসিক ব্যাংক ষ্টেটমেন্ট যাচাই করা।
• মাসিক সঞ্চয় প্রতিবেদন তৈরী করা।
• মাসিক ঋণ প্রতিবেদন তৈরী করা।
• মাসিক খেলাপী প্রতিবেদন তৈরী করা।
• জাগো নারী/এমআরএ/ব্যাংক/পিকেএএফ-এর মাসিক অন্যান্য প্রতিবেদন কৈরী করা।
• মাসিক লক্ষ্য অর্জন পরিকল্পনা বিশ্লেষণ করা এবং লক্ষ্য অর্জনে পিছিয়ে থাকলে পরবর্তী মাসে তা পূরণ ব্যবস্থা গ্রহন করা।
• পে-রোল ও বিবিধ বিল ভাউচার যাচাই করা।
• মাসিক সমস্ত হিসাব নিকাশ ও কাগজপত্র ভালভাবে চেক করে প্রধান কার্যালয়ে প্রেরণ করবেন এবং তা বান্ডিল করে যথাস্থানে সংরক্ষণ করা।
• সহযোগী সংস্থা/জাগো নারী/পিকেএসএফ-এর কার্যক্রমের প্রতিবেদন তৈরী করা ও প্রধান কার্যালয়ে তা প্রেরণ করা।
• সমিতি থেকে সকল ঋণের ও মেয়াদী সঞ্চয়ের পাশ বই শাখায় এনে কালেকশন শীটের সাথে চেক করা।
• প্রতি ৩ মাস পর পর বই চেকের সময় ব্যালেন্সিং করা।
• পিকেএসএফ-এর ছক অনুযায়ী ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন তৈরী করা।
• ত্রৈমাসিক লক্ষ্য অর্জন প্রতিবেদন তৈরী করা।
• শাখার সকল সদস্যের বাধ্যতামূলক ও সেচ্ছা সঞ্চয়ের উপর বছরে ২ বার ডিসেম্বর ও জুন মাসে নিয়ম মোতাবেক সুদ পাশ বইয়ে সঠিকভাবে পোষ্টিং হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত হয়ে বইয়ে স্বাক্ষর করা।
• বার্ষিক বহি: নিরীক্ষার জন্য প্রস্তুতি গ্রহণ করা এবং বহি:নিরীক্ষার সময় নিরীক্ষা দলকে সার্বিক সহযোগিতা করা।
• বার্ষিক প্রতিবেদন সংক্রান্ত সঠিক তথ্য প্রধান কার্যালয়ে প্রেরণ করা।
• সকল প্রকার ভাউচার,ফাইল,রেজিষ্টার,লেজার কাগজপত্রাদি বার্ষিক ভিত্তিতেবান্ডিল করা এবং নতুন বছরের জন্য বর্ণিত বিষয়সমূহ চালু করা।
• সকল অধ:স্তন কর্মীদের বার্ষিক মূল্যায়ন করা এবং তা যথাযথ কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে প্রধান কার্যালয়ে প্রেরণের ব্যবস্থা করা।
• পরবর্তী বছরের বার্ষিক বাজেট প্রস্তুত করা এবং তা যথাযথ কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে প্রধান কার্যালয়ে প্রেরণের ব্যবস্থা করা।
• প্রতি জুলাই মাসের মধ্যে কর্মীদের মধ্যে সমিতি পরিবর্তন করে দেয়া।
• উপরোক্ত কার্যাবলী ছাড়াও নির্বাহী আদেশে বিশেষ দায়িত্ব পালন এবং সংস্থার মূল্যবোধের প্রতি লক্ষ্য রেখে সততা ও নিষ্ঠার সঙ্গে অর্পিত দায়িত্ব পালন করা।
• শাখা ব্যবাস্থাপক ও সকল কর্মীর মাসিক পরিকল্পনা প্রনয়ণ এবং পরিকল্পনা অনুযায়ী লক্ষ্যমাত্রা অর্জনের হার শতভাগ নিশ্চিত করা।
• সকল কর্মীর মাসিক পরিকল্পনা, বাৎসরিক পরিকল্পনাকে বাস্তবায়নে উপযুক্ত কি না তা যাচাই বাছাই করে অনুমোদন দেওয়া।
• শাখার মাসিক, ষান্মাসিক ও বাৎসরিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করা এবং মাসিক, ষান্মাসিক ও বাৎসরিক পরিকল্পনা প্রস্তুত নিশ্চিত করা।
• পরিকল্পনা অনুযায়ী কর্মসূচীর লক্ষ্যমাত্রা অর্জনে সংখ্যাগত ও গুনগত মান যাচাইয়ে নিয়মিত মাঠ পরিদর্শন করা।
• নিয়মিত কর্মী সমন্বয় সভা পরিচালনা ও কর্মসূচীর গুনগত মান মূল্যায়ন সভা করা।
• দায়িত্বপ্রাপ্ত শাখার কর্মী, তহবিল ও ব্যয় ব্যবস্থাপনা এবং অফিস পরিচালনা করা।
• নীতিমালা অনুযায়ী ঋণ, সঞ্চয় এবং বকেয়া ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করা।
• সদস্যদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ রক্ষা করা এবং কর্মএলাকায় জনসংযোগ বৃদ্ধি করা।
• কর্মীদের দক্ষতা ও সক্ষমতা উন্নয়নে যথাযথ ভূমিকা রাখা।
• সদস্য বাছাই, সমিতি ব্যবস্থাপনা ও সিবিও পরিদর্শনের কাজ মনিটরিং করা।
• ঋণ প্রস্তাবনা, ঋণের সম্ভাব্যতা মাঠ পর্যায়ে যাচাই করা।
• শাখার প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনা করা এবং স্থানীয় প্রশাসনের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করা।
• নিয়মিত এবং নির্ধারিত সময়ে ব্যালান্সিং নিশ্চিত করা।
• শাখার বার্ষিক বাজেট এবং অর্থনৈতিক সক্ষমতা বজায় রাখার লক্ষ্যে নিজ শাখার অর্থপ্রবাহের গতি সক্রিয় রাখা।
• এমআইএস ও এআইএস সহ সকল প্রতিবেদন প্রস্তুত করা।
• শাখাকর্তৃপক্ষ কর্তৃক নির্দেশিত অন্যান্য দায়িত্ব পালন করা।